Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Tak istotę umowy o dzieło definiuje Kodeks cywilny, jednak jak należy rozumieć przepisy? Jak taka umowa powinna wyglądać, jak określić należne wynagrodzenie, jakie prawa przysługują wykonawcy dzieła, a jakie ma obowiązki?

Wyjaśniamy, czym jest umowa o dzieło, na czym polega i o czym należy pamiętać, żeby wszystko przebiegło zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Co to jest umowa o dzieło?

Co łączy umowę o dzieło i umowę zlecenie? Obie są określane mianem umów cywilnoprawnych i już to określenie odróżnia je od umowy o pracę. Zarówno umowa o dzieło, jak i umowa zlecenie są regulowane przez Kodeks cywilny (artykuły od 627 do 646) i to jego przepisy będą pomocne przy rozwiązywaniu wszelkich wątpliwości.

Umowa o dzieło to forma rozliczania się z naszym „pracodawcą”, który w przypadku umowy o dzieło jest określany w przepisach jako „przyjmujący zamówienie”.

Wybierają ją często osoby, którym nie jest po drodze z tradycyjną pracą na etat, np. artyści, pisarze, tłumacze, programiści, fotografowie, tłumacze. Wybierają funkcjonowanie na rynku jako freelancer, czyli osoba, która zobowiązuje się do wykonania konkretnego dzieła (np. tłumaczenia, programu, tekstu, sesji fotograficznej), a nie do pełnowymiarowej pracy w oparciu o umowę na pracę.

Umowę o dzieło nazywa się często umową rezultatu, co oddaje jej istotę. Przedmiot umowy to określone w tym dokumencie dzieło i to za nie rozliczają się strony. Liczy się efekt, a nie proces (ten rodzaj prac obsługuje umowa zlecenie).

Co powinna zawierać umowa o dzieło?

Strony mają dowolność w kwestii formy i treści umowy o dzieło nawet do tego stopnia, że można ją zawrzeć ustnie. Nie ulega jednak wątpliwości, że najbezpieczniejsze zarówno dla wykonawcy, jak i zamawiającego jest stworzenia pisma zawierającego jak najwięcej szczegółów dotyczących dzieła, sposobu jego wykonania i dostarczania, wynagrodzenia i terminu bądź terminów, jeśli dzieło jest oddawane partiami.

Alternatywą jest także skorzystanie z umowy online wraz z bezpiecznym rozliczeniem escrow, jakie proponuje serwis dla freelancerów Useme.

Treść pisemnej umowie o dzieło powinna zawierać następujące elementy:

• miejsce i data zawarcia umowy,
• dane stron umowy,
• oznaczone dzieło, czyli przedmiot umowy,
• informacje o materiałach i ich dostarczeniu,
• termin na realizację dzieła lub jego poszczególnych części,
• sposób i termin odbioru dzieła,
• informacja o przeniesieniu majątkowych praw autorskich (jeśli chcemy, by tak się stało),
• szczegóły dotyczące wynagrodzenia (pełna kwota, kosztorys, zaliczka – zależy od stron),
• numer konta wykonawcy lub inne informacje dotyczące sposobu zapłaty,
• konsekwencje wadliwego wykonania dzieła lub innych niepożądanych działań,
• przesłanki do odstąpienia od spisywanej umowy i kwestia kary za niewykonanie dzieła.

Umowę o dzieło należy sporządzić w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron i każda z nich powinna podpisać dokument. Do umowy o dzieło można dodać załączniki, np. w celu uszczegółowienia sposobu realizacji dzieła czy pożądanego rezultatu prac.

Strony w umowie o dzieło

Umowa o dzieło ma dwie strony – tę, która przyjmuje zamówienie i zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła oraz tę, która to dzieło zamawia i zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia.

Zarówno jedną, jak i drugą stroną umowy o dzieło może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjne bez osobowości prawnej. Ten ostatni przypadek obejmuje m.in. spółki jawne, partnerskie i komandytowe.
Wykonawcą dzieła może być więc freelancer posiadający swoją firmę, a także osoba nieprowadząca działalności gospodarczej.

Częstym przypadkiem jest zawieranie umowy o dzieło między firmą a freelancerem. Wynika to z faktu, że czasem firmie nie opłaca się zatrudnienie na etat osoby odpowiedzialnej za wybrane zadania i lepiej wychodzi na podpisywaniu umów o dzieło z zewnętrznymi wykonawcami.

Przedmiot umowy o dzieło

Przedmiotem umowy, czyli dziełem, z które jego wykonawca dostaje wynagrodzenie, może być wszystko, co stanowi określony w dokumencie jednorazowy rezultat, np. artykuł, program, grafika, strona internetowa, tłumaczenie, jednorazowe wykonanie usługi, np. sprzątania czy malowania.

W przytoczonym wyżej fragmencie Kodeksu cywilnego można przeczytać, że przedmiotem umowy jest „oznaczone dzieło”. Co to znaczy? Dzieło w umowie musi być dokładnie opisane. Trzeba podać jego parametry, tak żeby można było zweryfikować, czy otrzymany rezultat odpowiada zapisom umowy i sprawdzić, czy nie ma wad. Jednym z kryteriów umożliwiających odróżnienie umowy o dzieło od umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług jest właśnie możliwość poddania dzieła sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych.

Termin wykonania dzieła

W przepisach nie ma zapisu, który wskazywałby na jakiś uniwersalny deadline. Zależy więc to od ustaleń stron umowy o dzieło. Nie unika jednak wątpliwości, że dla dobra stron termin oddania zamówionego dzieła powinien być wskazany na podpisywanej umowie.

Przepisy podają natomiast termin wypłaty wynagrodzenia – powinno nastąpić to w chwili oddania dzieła, chyba że strony ustalą na swojej umowie inny moment zapłaty. Jeśli strony umówiły się, że wykonawca będzie dostarczał dzieło partiami, a za każdą z tych partii ustalono wcześniej wynagrodzenie, to trzeba wypłacić je w momencie oddania każdej z części dzieła.

Umowa o dzieło – wynagrodzenie

Strony mają swobodę w ustaleniu wysokości należnego wynagrodzenia za zamawiane dzieło. Można to zrobić na następujące sposoby:

• Wynagrodzenie ryczałtowe – strony ustalają, ile konkretnie wyniesie wynagrodzenie za wykonanie dzieła. Co jeśli takiego zapisu zabraknie? W Kodeksie cywilnym czytamy, że wtedy przyjmuje się, że „strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju”. Jeśli nie można ustalić, ile to „zwykłe wynagrodzenie” wynosi, to przyjmującemu zamówienie należy się kwota odpowiadająca poniesionemu przez niego nakładowi pracy i innych zasobów. Wykonawca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia ryczałtowego, nawet jeśli rozmiar i koszty prac związanych z wykonaniem dzieła nieprzewidzianie wzrosną. Wyjątkiem jest „rażąca strata” po stronie wykonawcy, który może wówczas próbować podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę na drodze sądowej.
• Wynagrodzenie kosztorysowe – strony przygotowują zestawienie planowanych prac i przewidywanych kosztów, a dokładną kwotę oblicza się dopiero po wykonaniu dzieła. Jeśli w trakcie wykonywania dzieła przewidywane stawki zmienią się (np. przez wzrost lub spadek cen materiału potrzebnego do realizacji zamówienia), to każda ze stron może żądać zmiany początkowo obliczonego wynagrodzenia. W przypadku zestawienia kosztorysowego można domagać się również wynagrodzenia za prace dodatkowe, których nie przewidziano mimo zachowania należytej ostrożności i na których wykonanie wykonawca otrzymał zgodę od zamawiającego.

Wynagrodzenie nie zawsze musi być wypłacane jednorazowo. Postanowienia umowy regulują sposób rozliczania się z wykonawcą dzieło, który może różnić się w zależności od jego wielkości i czasu potrzebnego na realizację zamówienia. Nie stanowi problemu podzielenie wynagrodzenia na zaliczkę przed wykonaniem dzieła i resztę zapłaty po realizacji zamówienia – wszystko zależy od zapisów umowy o dzieło.

Umowa o dzieło – na czym polega przeniesienie praw autorskich?

Często zdarza się, że przedmiotem umowy o dzieło jest utwór, np. literacki, graficzny czy muzyczny. Wówczas ważne jest zrozumienie tematu przeniesienia praw autorskich w na podstawie umowy o dzieło.

W momencie, gdy oddajesz skończone dzieło, czyli utwór, zamawiającemu, prawa autorskie nadal zgodnie z prawem należą do Ciebie. Żeby je przenieść i umożliwić zamawiającemu swobodne korzystanie z utworu, umowa o dzieła musi zostać wzbogacona o odpowiedni zapis. Trzeba zawrzeć w nim informację, że autorskie prawa majątkowe oraz zależne zostają przekazane zamawiającemu wraz z przekazaniem mu ukończonego dzieła.

Warto zadbać o szczegółowość takiego zapisu i wspomnieć o dozwolonych sposobach wykorzystywania dzieła, np. jego utrwalaniu, powielaniu, sprzedaży, modyfikacji, upublicznianiu itp.

Umowa o dzieło musi również wskazać, jeśli przekazanie praw autorskich ma odbyć się bezpłatnie. Brak takiego zapisu oznacza, że wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich. Jeśli chcemy, żeby twórca utworu takie wynagrodzenie otrzymał, najlepiej zawrzeć w umowie jego wysokość.

To, czy prawa autorskie do utworu stworzonego na podstawie umowy o dzieło zostały przekazane zamawiającemu, wpływa na koszty uzyskania przychodu.

Koszty uzyskania przychodu w umowie o dzieło

Koszty uzyskania przychodu od umowy o dzieło zależą od tego, jest w niej zapis zobowiązujący do przeniesienia praw autorskich zamawiającemu. Jeśli je przekaże, koszty uzyskania przychodu wyniosą 50%, a jeśli nie – 20%. Limit 50% obowiązuje tylko do łącznej wartości kosztów autorskich 120 000 zł.

Z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu mogą skorzystać wykonawcy z branż, które wymienione są w katalogu zawartym w artykule 22 Ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 15 czerwca 2018 roku.

Umowa o dzieło – prawa i obowiązki zamawiającego

Oprócz zapłaty ustalonego przez umowę wynagrodzenia zamawiający ma również obowiązek odebrać ukończone dzieło, a także wywiązywać się z innych postanowień umowy, np. dostarczyć wykonawcy informacji lub materiałów niezbędnych do realizacji dzieła, kontaktować się z nim w razie potrzeby. Umowa o dzieło musi jednak wskazywać, do czego zobowiązuje się osoba zamawiająca dzieło.

Zamawiający ma również szereg praw. W określonych przypadkach może np. odstąpić od umowy albo zmniejszyć wynagrodzenie – opisujemy to w kolejnych sekcjach artykułu.

Umowa o dzieło – prawa i obowiązki wykonawcy

Osoba przyjmująca zamówienie na dzieło jest oczywiście prawnie zobowiązana do jego wykonania. Jednak na tym jej odpowiedzialność i obowiązki się nie kończą.

Strona, która zamówiła dzieło, dostarczyła wykonawcy materiał potrzebny do prawidłowego wykonania dzieła. Jeśli okaże się, że dostarczony materiał nie nadaje się do prawidłowego wykonania dzieła, to wykonawca musi od razu zawiadomić o tym zamawiającego. Poza tym ma też obowiązek niezwłocznie poinformować go o wszelkich innych okolicznościach, które mogą uniemożliwić prawidłowe wykonanie działa.

Oprócz tego wykonawca odpowiada za wady dzieła, a jego odpowiedzialność jest regulowana przepisami o rękojmi przy sprzedaży. Wyjątek stanowi wada, której przyczyna leży w materiale dostarczonym przez zamawiającego dzieło. Jeśli zaś zamawiający otrzymał w ramach umowy o dzieło gwarancję na wykonane dzieło, stosuje się odpowiednio przepisy o gwarancji przy sprzedaży.

Podsumowując – jeśli podejmujesz się wykonania dzieła na podstawie umowy cywilnoprawnej, odpowiadasz za jego wady i ponosisz za nie konsekwencje, chyba że wady wynikają z zaniedbań osoby, która to dzieło zamówiła.

Odstąpienie od umowy o dzieło

Zamawiający może w każdej chwili odstąpić od umowy o dzieło. Musi wówczas uregulować należne wynagrodzenie. Może jednak odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła wskazanego w umowie.

Oprócz tego przepisy przewidziały kilka konkretnych sytuacji, w których zamawiający ma prawo odstąpić od umowy o dzieło.

Może się okazać, że wspomniane wyżej prace dodatkowe, których nie przewidziano w umowie o dzieło i wykonanym na jej potrzeby kosztorysie, spowodowały znacznie podwyższenie należnego wynagrodzenia. Zamawiający ma wówczas możliwość niezwłocznego odstąpienia od umowy o dzieło, ale i tak musi zapłacić wykonawcy odpowiednią część umówionego wynagrodzenia.

Kolejną przesłanką do odstąpienia od umowy o dzieło jest sytuacja, gdy przyjmujący zamówienie opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła i istnieje ryzyko, że nie ukończy go w umówionym terminie.

Może się zdarzyć, że wykonane dzieło jest wadliwe lub po prostu sprzeczne z umową. Zamawiający może wówczas zażądać zmiany podejmowanych działań w wyznaczonym terminie. Jeśli termin upłynie, a zamówienie nadal będzie wykonywane niezgodnie z umową o dzieło, zamawiający może od niej odstąpić lub zlecić poprawę komuś innemu na koszt pierwotnego wykonawcy.

Więcej o przesłankach umożliwiających odstąpienie od umowy o dzieło dowiesz się ze wspomnianych wyżej artykułów 627-646 Kodeksu cywilnego.

Wypowiedzenie umowy o dzieło

Za wypowiedzenie umowy o dzieło rozumie się opisane wyżej odstąpienie od umowy. Sytuacje, w których można wypowiedzieć umowę o dzieło (zarówno przez zamawiającego, jak i wykonawcę), powinny zostać ustalone między stronami i zawarte w podpisywanym przez nie dokumencie. Zwykle wypowiedzenie umowy jest umożliwione zamawiającemu, jeśli wykonawca dzieła nie dotrzyma terminu, nie można się z nim skontaktować, wykona dzieło niezgodnie z umową czy jeśli dzieło ma niemożliwe do usunięcia wady.

Jeśli natomiast to zamawiający odmawia współpracy (np. nie można się nim skontaktować, nie dostarcza ustalonych materiałów czy informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania dzieła), wykonawca również może wypowiedzieć umowę.

Wypowiedzenie (odstąpienie od) umowy o dzieło nie oznacza, że zlecający jest całkowicie wolny od opłat – za częściowe wykonanie dzieła również należy się wykonawcy wynagrodzenie.

Warto pamiętać, że na wniesienie roszczeń do umowy o dzieło zamawiający ma dwa lata od dnia oddania dzieła lub od dnia kiedy miało być oddane (a do oddania nie doszło).

Minimalna wysokość wynagrodzenia przy umowie o dzieło

Wysokość wynagrodzenia na umowie o dzieło jest całkowicie zależna od ustaleń stron konkretnej umowy. Prawodawca nie określił minimalnego wynagrodzenia, tak jak ma to miejsce na umowie zlecenia czy umowy o pracę.

Podatki oraz składki ZUS przy umowie o dzieło

Trzeba pamiętać, że – tak jak w przypadku umowy zlecenia – wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło będzie pomniejszone o odpowiedni podatek dochodowy. W większości przypadków od umowy o dzieło nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Szczegóły wyjaśniamy poniżej.

Umowa o dzieło a ZUS

W porównaniu do umowy zlecenia i umowy o pracę umowa charakteryzuje się najniższymi kosztami zatrudnienia i najwyższym wynagrodzeniem netto w stosunku do wynagrodzenia brutto. Wynagrodzenie stanowi kwotę pomniejszoną o podatek dochodowy.

W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę z ich wypłaty pobierane są składki emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne. Umowa o dzieło rządzi się innymi prawami.  Ani wykonawca, ani zleceniodawca nie są zobowiązani do płacenia składek ZUS z tytułu umowy o dzieło, co oznacza brak dostępu do bezpłatnej opieki medycznej, brak składek emerytalnych i brak „chorobowego”. Freelancerzy mogą jednak opłacać składki na NFZ czy fundusze emerytalne we własnym zakresie.

Wyjątkiem od powyższego jest sytuacja, gdy zamawiającym dzieło jest Twój pracodawca. Innymi słowy – pracujesz na umowę o pracę, a dodatkowo pewne dodatkowe zadania wykonujesz dla tej samej firmy na podstawie umowy o dzieło. Wtedy umowa o dzieło podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu. Wynagrodzenie z umowy o dzieło zostanie doliczone do wynagrodzenia z umowy o pracę i to suma tych wynagrodzeń będzie stanowić podstawę do odliczenia składek na ZUS.

Dla porównania – umowa zlecenia, która również należy do kategorii umów cywilnoprawnych, podlega takim ubezpieczeniom jak umowa o pracę. Składki na ubezpieczenia społeczne opłaca się jednak tylko do momentu przekroczenia przez zleceniobiorcę miesięcznego przychodu na poziomie wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w danym roku. Jeśli wynagrodzenie z wszystkich posiadanych przez niego tytułów do ubezpieczeń przekroczy tę kwotę, to kolejna umowa zlecenie podlega już tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Umowa o dzieło a podatki

Od umowy zlecenie należy odprowadzić podatek dochodowy. Jeśli wynagrodzenie nie przekracza 200 zł brutto, stosuje się tzw. zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12% bez uwzględnienia kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli umowa o dzieło jest podpisana na kwotę wyższą na 200 zł, a roczny dochód nie przekracza 120 000 zł, to zaliczka na podatek dochodowy również wynosi 12%. Natomiast po przekroczeniu 120 000 zł podatnik wchodzi na próg podatkowy 32%.

Podstawą do obliczenia podatku jest kwota brutto pomniejszona o koszty uzyskania przychodu (20% lub 50% z prawami autorskimi).

Powyższe zasady nie obowiązują, jeśli umowa o dzieło jest zawarta między pracodawcą i jego własnym pracownikiem. Wtedy wynagrodzenie z umowy o dzieło jest doliczane do wynagrodzenia z umowy o pracę i podstawą do opodatkowania jest suma tych dwóch kwot.

Podatek od umowy o dzieło zapłacą również osoby poniżej 26 roku życia – ulga dla młodych nie obejmuje przychodów z tytułu umowy o dzieło, w przeciwieństwie do umowy zlecenia.

Rejestracja umowy o dzieło w ZUS-ie

Obecnie osoba, która zamawia dzieło, ma obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u w ciągu 7 dni od jej zawarcia. Można to zrobić internetowo za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).

Umowy zlecenie nie trzeba zgłaszać do ZUS-u, jeśli:

• podmiotem nie jest płatnikiem składek – np. fundacje, spółki prawa handlowego;
• stronami są pracodawca i jego pracownik;
• pracownik wykonuje ją na rzecz pracodawcy, ale w rzeczywistości podpisuje ją z innym podmiotem;
• przedmiotem umowy jest wykonanie usługi przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą, która swoim zakresem obejmuje tę usługę.

Czy umowa o dzieło się opłaca?

Na to pytanie najlepiej odpowiedzieć sobie samodzielnie po przeanalizowaniu wszystkich zawartych w artykule informacji. Dla niektórych osób umowa o dzieło może być atrakcyjne np. ze względu na wysokie koszty uzyskania przychodu, a także elastyczność pod kątem czasu pracy – zamawiający nie będzie kontrolował liczby godzin, którą poświęciłaś/-eś na wykonanie dzieła.

Poza tym jest też sensownym rozwiązaniem dla pracowników, którzy wykonują zamówienia w ramach umowy o dzieło jako coś dodatkowego, co pozwala im sobie „dorobić”.

Umowa o dzieło może być korzystna dla studentów-freelancerów, którzy mają ubezpieczenie zdrowotne z tytułu uczęszczania na studia i którzy szukają elastycznego sposobu na zarobek bez regulowanego czasu pracy.

Kiedy nie zawierać umowy o dzieło?

Jeśli przedmiotem umowy cywilnoprawnej nie jest wyraźnie określony i mierzalny rezultat, podpisanie umowy o dzieło może być ryzykowane. ZUS kontroluje charakter umów o dzieło, dlatego nie mogą mieć charakteru umów zlecenia lub umów o pracę. Ich istotą musi być jednorazowe dzieło. Jeśli dokument opisuje regularne, powtarzalne czynności, może być potrzebna umowa zlecenie.

Umowa o dzieło – podsumowanie

Czym jest umowa o dzieło, na czym polega to zobowiązanie? Na koniec najważniejsze informacje w pigułce:

• Są dwie strony umowy o dzieło – zamawiający i wykonawca dzieła (przyjmujący zamówienie). Przedmiotem zainteresowania zamawiającego jest określone dzieło, czyli uzyskanie konkretnego rezultatu, który można zweryfikować. Dlatego na umowę o dzieło mówi się także umowa rezultatu.
• Wykonawca wykonuje dzieło opisane w umowie, która powinna wskazywać jego indywidualne cechy. Konieczne jest dokładne oznaczenie dzieła już w momencie zawierania umowy, tak by można było sprawdzić, czy nie ma wad fizycznych. Po prostu trzeba dokładnie opisać, co ma zrealizować wykonawca dzieła.
• Wykonanie dzieła musi odbyć się w terminie ustalonym na umowie.
• Od umowy o dzieło odprowadza się podatek dochodowy, ale nie odprowadza się składek na ZUS (z wyjątkiem umowy o dzieło między pracodawcą i jego pracownikiem).
• Wynagrodzenie zleceniobiorców może być ustalone z góry lub poprzedzone kosztorysem i doprecyzowane po wykonaniu dzieła.
• Jeśli wykonawca podejmuje się pracy twórczej, można zastosować umowę o dzieła z przeniesieniem praw autorskich. Koszty uzyskania przychodu przy przeniesieniu praw autorskich będą niższe (stawka 50% zamiast 20%).
• Roszczenia dotyczące umowy o dzieło przedawniają się po dwóch latach – np. dotyczące wadliwego lub sprzecznego z umową wykonania dzieło.

Teraz wiesz już naprawdę dużo o tym, na czym polega umowa o dzieło. Mimo że obie należą do umów cywilnoprawnych, umowa o dzieło znacznie różni się od umowy zlecenia. Pozwoli Ci na rozliczanie się z Twoimi klientami na jasno określonych zasadach