Programiści mogą być rozliczani na podstawie umowy cywilnoprawnej – zlecenia, o dzieło lub B2B. Nie reguluje ich Kodeks pracy, dlatego strony umowy mają duży wpływ na to, jak kształtuje się ich treść. Umowa cywilnoprawna musi regulować wiele kwestii, m.in. komu przysługują prawa autorskie do kodu źródłowego, jaki jest sposób rozliczania powierzonych zadań czy warunki wypowiedzenia.

B2b, zlecenie, umowa o dzieło a programowanie – podpowiadamy, od czego zależy określenie typu umowy jak najlepiej rozliczać się z software housem i na co zwrócić uwagę przed podpisaniem dokumentu.

Jaka umowa dla informatyka?

Odpowiedź brzmi, jak w wielu przypadkach – to zależy. Od czego? Przede wszystkim od tego, co ma być przedmiotem umowy, czyli za co programista czy informatyk będzie rozliczany. Jeśli kwestia pełnoetatowego pracownika odpada i nie chcemy umowy o pracę, to możemy posłużyć się umową cywilnoprawną.

Do kategorii umów cywilnoprawnych zalicza się umowę o dzieło, umowę zlecenie, a także umowę B2B czy tzw. umowę współpracy. Do tego dochodzi umowa ramowa. Którą wybrać? Najpierw przyjrzymy się popularnym umowom o dzieło i zleceniom. Obie są regulowane przez przepisy Kodeksu cywilnego. Wyjaśniamy, czym się różnią.

Umowa o dzieło a programowanie

Umowę o dzieło nazywa się umową rezultatu, co oddaje jej istotę – przedmiotem umowy jest konkretny rezultat: program, aplikacja, strona www, konkretna funkcjonalność aplikacji czy strony itp., a nie proces, który do niego prowadzi.

Na umowie o dzieło trzeba precyzyjnie opisać pożądany rezultat, tak by po ukończeniu dzieła można było sprawdzić, czy jest zgodne z umową i nie zawiera wad. Taka forma współpracy sprawdzi się więc, gdy oczekiwany wynik prac programisty można przewidzieć.

Wynagrodzenie jest w tym przypadku zwykle określane z góry za wynik prac, czyli za konkretne dzieło, albo liczone po oddaniu dzieła z pomocą sporządzonego wcześniej kosztorysu.

Firmy nie muszą opłacać składek ZUS za programistów działających na umowie o dzieło. To odróżnia ją od umowy zlecenie, która jest oskładkowana.

Często zdarza się jednak, że w przypadku programowania takiego dokładnego efektu prac przewidzieć nie można, co musi wiązać się z rezygnacją z umowy o dzieło i wyborem innej formy zobowiązania.

Umowa zlecenie z programistą

W przeciwieństwie do umowy o dzieło istotą umowy zlecenie jest staranne wykonanie opisanych w dokumencie czynności. Nie efekt jest więc na pierwszym planie, tylko sam proces związany z pracą nad oprogramowaniem, komponentem programu, stroną czy aplikacją. Przykładem może być tworzenie kodu źródłowego lub usługa utrzymania oprogramowania, czyli wykonywanie wszystkich działań niezbędnych do jego prawidłowego działania.

Kolejna różnica między umową o dzieło a umową zlecenia to też wskazanie wymiaru czasu, w którym programista zobowiązuje się świadczyć swoje usługi. Wynagrodzenie na umowie zlecenie rozlicza się na podstawie stawki godzinowej, dlatego niezbędne jest dokumentowanie czasu pracy. Z kolei na umowie o dzieło wystarczy podać termin ukończenia dzieła – nie ma znaczenia, ile czasu w rzeczywistości wykonawca spędził nad tworzeniem programem.

Formę umowy zlecenia często wybierają osoby nastawione na dłuższą, regularną współpracę z programistą. Sprawdzi się też wtedy, gdy ostateczny wynik prac trudno precyzyjnie określić – np. ze względu na wczesną fazę rozwijającego się projektu.

Niezbędne elementy umowy z programistą

Treść umowy z programistą zależy od tego, jaki typ zobowiązania wybierzemy. Umowy o dzieło różnią się od umów zlecenie i to oddzielenie rezultatu od procesu jest bardzo ważne nie tylko z punktu widzenia samej współpracy z wykonawcą dzieła lub zleceniobiorcą, ale także kontroli ZUS-u. Każda umowa cywilnoprawna musi być tak zbudowana, żeby odpowiadała przepisom Kodeksu cywilnego.

Umowa o dzieło z programistą: niezbędne elementy

• dane przyjmującego zamówienie i zamawiającego;
• przedmiot umowy, czyli oznaczone dzieło z opisanymi indywidualnymi cechami, które pozwolą zweryfikować jego zgodność z umową;
• termin na realizację dzieła;
• informacje o wynagrodzeniu (określone z góry ryczałtem lub kosztorysowe; podzielone na zaliczkę i resztę, na kilka części lub płacone w całości przy odbiorze dzieła).

Dobrze jest zawrzeć również fakultatywne ustalenia, czyli przesłanki do odstąpienia od umowy i konsekwencje niezgodności dzieła z umową. Jeśli zamawiający ma dostarczyć wykonawcy potrzebne materiały lub specyfikację dzieła, też warto zaznaczyć to w dokumencie.

Elementy w umowie zlecenia z programistą

• dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy (programisty);
• przedmiot zlecenia, czyli opis zadań, które ma zrealizować (co ważne – z należytą starannością) zleceniobiorca;
• wysokość wynagrodzenia za godzinę (w przeciwieństwie do umowy o dzieło tutaj obowiązuje minimalna stawka godzinowa);
• sposób ewidencjonowania czasu pracy;
• datę rozpoczęcia i końca obowiązywania umowy.

Oprócz tego w umowie zlecenie można zawrzeć szereg opcjonalnych elementów, np. okres i warunki wypowiedzenia czy termin i formę zapłaty.

Na umowie o dzieło lub umowie zlecenie powinien się również znaleźć zapis o prawach autorskich, o których szerzej piszemy w kolejnych sekcjach artykułu.

Ponadto w przypadku programistów warto sprecyzować kwestię korzystania z zasobów open source i innych aspektów tworzenia kodu. Kolejnym ważnym zapisem może być udzielenie okresowej gwarancji na stworzony program, który dopiero po czasie może okazać się niezgodny z wymaganiami zleceniodawcy.

Podsumowując – zarówno na umowie o dzieło, jak i umowie zlecenia trzeba zawrzeć jak najwięcej szczegółów dotyczących każdego aspektu współpracy dwóch stron. Dokładnie opiszmy działania, które mają być wykonane (w przypadku zlecenia) lub oczekiwany rezultat (przy umowie o dzieło) i nie zostawiajmy niedomówień.

Jak dopasować umowę do realizowanego projektu?

W przypadku umowy o pracę ostatecznie to Kodeks pracy będzie „wyrocznią” – jego przepisy dyscyplinują strony kontraktu, nadając im szereg praw i obowiązków zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy. Do umów cywilnoprawnych nie odnosi się tak szeroki zasób przepisów, dlatego umowa z programistą musi regulować wszystkie istotne (zwłaszcza te potencjalnie sporne) kwestie.

To, że umowy cywilnoprawne nie są regulowane przez Kodeks pracy tak jak umowa o pracę, oznacza, że mamy dużą dowolność przy tworzeniu postanowień umownych, czyli w kształtowaniu treści umowy. Jednak wiąże się to także z dużą odpowiedzialnością, dlatego warto dokładnie przeanalizować warunki współpracy i oczekiwania obu stron.

Umowa współpracy i umowa ramowa z programistą

Często najlepszym sposobem na współpracę między software housem i programistą jest zlecanie mu zadań na bieżąco, np. kiedy nie można przewidzieć, ile dzieł ma powstać w ramach jednego projektu. Podpisujemy wówczas tzw. umowę ramową. Taki wymiar pracy programisty nie może być jednak rozliczany na podstawie umowy o dzieło, nawet jeśli założymy, że każde z powierzonych mu zadań jest dziełem.

Realizacja powtarzalnych czynności, które są zlecane programiście wraz z rozwojem projektu, ma znamiona umowy o świadczenie usług lub umowy zlecenie, a nie umowy o dzieło, bo nie można wykazać jednego, wymiernego efektu, jakiego oczekuje software house. Istotą współpracy jest w tym przypadku staranne działanie, a nie rezultat.

W umowie ramowej powinny znaleźć się najważniejsze warunki współpracy, m.in. czas na realizację zadań i wysokość wynagrodzenia, a na poszczególne dzieła będziemy podpisywać kolejne, dużo bardziej szczegółowe umowy, tzw. wykonawcze.

Software house ma jeszcze jedną opcję – może podpisać z programistą tzw. umowę nienazwaną o współpracę. To kolejne elastyczne podejście do rozliczania się z deweloperem, bo zawiera elementy charakterystyczne i dla umowy o dzieło, i zlecenia. Z tego względu sprawdzi się w przypadku mniej standardowych usług, które ciężko zakwalifikować wyraźnie do jednej z umów.

Czy program komputerowy jest dziełem?

Jak wskazuje Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych Programy komputerowe podlegają ochronie jak utwory literackie, o ile przepisy niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.

Prawa autorskie majątkowe do programu stworzonego przez pracownika na umowie o pracę przysługują pracodawcy. Na umowie o dzieło i umowie zlecenie to twórca programu ma do niego prawa, które może – w ramach tej umowy – przekazać zleceniodawcy (zlecenie) bądź zamawiającemu (dzieło). Bez odpowiednich postanowień umownych software house nie będzie mógł swobodnie korzystać ze zamówionego oprogramowania.

Prawa autorskie do programu a umowa z programistą

Niezależnie od tego, jaką umową cywilnoprawną jest związany programista, dokument powinien regulować kwestię praw autorskich. Jak wskazuje adwokat Justyna Alchimionek w artykule dla Gdańskiego Parku Naukowo-Technologicznego, nie tylko sam program komputerowy może wymagać przekazania praw autorskich, ale także inne elementy tworzonego produktu, takie jak grafiki, layouty czy bazy danych. Z drugiej strony – nie każdy element programu komputerowego będzie chroniony prawem autorskim, które odnosi się tylko do przejawów działalności twórczej.

Co dokładnie oznacza przeniesienie praw autorskich do programu komputerowego? Po pierwsze chodzi konkretnie o majątkowe prawa autorskie, bo prawa autorskie osobiste są niezbywalne. Pola eksploatacji, czyli czynności, które można wykonywać po wejściu w posiadanie programów komputerowych, zostały opisane w art. 74 ust. 4 wyżej wspomnianej ustawy i obejmują prawo do:

• zwielokrotniania programu (trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania programu komputerowego niezbędne jest jego zwielokrotnienie, czynności te wymagają zgody uprawnionego);
• wprowadzania zmian do programu (tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała);
• rozpowszechniania programu (rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, programu komputerowego lub jego kopii).

Alternatywą dla przekazania autorskich praw majątkowych jest przekazanie licencji na korzystanie z danego oprogramowania lub kodu źródłowego. Twórca programu może dać licencję jednemu klientowi (licencja wyłączona) lub wielu (licencja niewyłączona).

Umowa zlecenie lub o dzieło z programistą powinna również poruszać kwestię praw autorskich osobistych. Programista, który je posiada, ma prawo m.in. do wskazywania swojego nazwiska jako twórcy programu. Prawa autorskie osobiste są niezbywalne, więc nie można ich przekazać, ale umowa z programistą może zobowiązać go do niekorzystania z tych praw.

Umowa z programistą powinna również wskazywać, czy informatyk dostanie dodatkowe wynagrodzenie za przekazanie majątkowych praw autorskich do swojego dzieła. Zwykle należna kwota ma zawierać się już w wynagrodzeniu za świadczone usługi/wykonane dzieło – trzeba to jednak jasno wskazać w treści umowy. Brak takiego zapisu oznacza, że programiście należy się dodatkowa zapłata za przeniesienie praw autorskich.

Co ciekawe, prawa autorskie do programu wykonanego przez programistę w ramach stosunku pracy przysługują „z automatu” pracodawcy (Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej. Art. 74 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Podwyższone koszty uzyskania przychodów

Umowa cywilnoprawna z programistą może być rozliczana z uwzględnieniem wyższych, 50-procentowych kosztów uzyskania przychodów. Tę zasadę stosuje się w przypadku, gdy programista jest właścicielem praw autorskich do wytworzonego utworu i gdy przekazuje majątkowe prawa autorskie drugiej stronie umowy.

Umowa z programistą musi wówczas zawierać zapis o przeniesieniu majątkowych praw autorskich wraz z przejęciem stworzonego programu, strony, aplikacji itp. przez software house.

Podwyższone koszty uzyskania przychodów można stosować tylko do łącznej wartości kosztów autorskich 120 000 zł i tylko w przypadku osób fizycznych. Programiści prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczający się na podstawie umowy B2B nie mogą więc skorzystać z 50-procentowych kosztów uzyskania przychodów.

Umowa B2B z programistą. Czy warto?

Umowa B2B z programistą również należy do katalogu umów cywilnoprawnych, a konkretnie jest tzw. umową nienazwaną.

Programista, tak jak w przypadku umowy zlecenia i o dzieło, nie jest utożsamiany z pracownikiem. Żeby zawrzeć umowę B2B, programista musi być samozatrudniony, czyli prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą. Innymi słowy – B2B to współpraca między dwoma firmami.

Najważniejsze cechy umowy B2B:

• reguluje ją Kodeks cywilny, tak jak dzieło i zlecenie;
• programista wystawia faktury za swoją pracę;
• programista samodzielnie opłaca ZUS i odprowadza podatek dochodowy;
• dla pracodawcy umowa B2B to zerowe koszty zatrudnienia, więc może zaproponować programiście wyższą stawkę.

Programiści prowadzący własną działalność gospodarczą często w ramach B2B zawierają wspomnianą wyżej umowę o współpracy, którą można również zakwalifikować jako umowę o świadczenie usług (do której stosuje się takie same przepisy jak do umowy zlecenie, a wykonywane w ramach umowy czynności mogą mieć charakter jednorazowy, ciągły lub okresowy).

Jakie są zasady zakazu konkurencji w umowie z programistą

Dzięki zakazowi konkurencji, czyli NCA (Non-Compete Agreement), współpraca na linii programista – software house – klient nie zostanie zakłócona. Podpisanie NCA może uniemożliwić programiście pracę dla innych firm z branży, założenie własnej firmy w tej samej branży czy też współpracę z klientem software house’u.

Zapis mówiący o zakazie konkurencji musi określać:

• przez jaki czas obowiązuje NCA,
• czego dokładnie zabrania,
• na jakim obszarze geograficznym obowiązuje.

O ile w przypadku umowy o pracę zakaz konkurencji musi spełniać pewne wymogi prawne zawarte w Kodeksie Pracy, o tyle NCA na B2B może być sformułowany z większą dowolnością.

Umowa z programistą – podsumowanie

Plusem umowy cywilnoprawnej jest swoboda kształtowania jej treści – można w niej zawrzeć dowolne postanowienia, o ile nie są sprzeczne z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego i odpowiadają wybranemu rodzajowi umowy.

Ponadto przedsiębiorca zatrudniający programistę na umowie cywilnoprawnej ponosi niższe koszty dodatkowe niż na umowie o pracę, co może wiązać się z dużo atrakcyjniejszym wynagrodzeniem.

Dodatkowo dzięki takim portalom, jak Useme, przedsiębiorca i programista połączą rozliczenie w oparciu o umowę cywilnoprawną z fakturą VAT i współpracą B2B – bez dodatkowych formalności dla klienta i konieczności zakładania firmy dla wykonawcy.

Kontrakt cywilnoprawny daje też programiście możliwość realizacji wielu różnych projektów w tym samym czasie. Nie jest ograniczony regulowanymi godzinami pracy, dlatego może wykorzystywać dobę tak jak mu wygodnie. Również software house wynosi spore korzyści, decydując się na zatrudnienie programisty na B2B czy umowie o dzieło.

Mając do wyboru liczne formy współpracy na podstawie kontraktu cywilnoprawnego i swobodę konstruowania postanowień umownych, można uszyć umowę na miarę wszystkich potrzeb i programisty, i software house’u.