Czy księgową bądź księgowego można zatrudnić na umowę o dzieło? Wielu przedsiębiorców argumentuje, że zależy to tylko i wyłącznie od sposobu określenia przedmiotu umowy. Określają więc i dokładnie precyzują – wprowadzenie 15 faktur, sporządzenie dwóch bilansów, wysłanie trzech deklaracji… Pomysłowe, ale w przypadku usług księgowych czy rachunkowych, jest to mylenie stanowisk – najczęściej wirtualnej asystentki czy sekretarki z osobą zajmującą się księgowością.

Księgowość jest jednym z najbardziej newralgicznych miejsc w każdej firmie – bez względu na jej wielkość i przedmiot działalności. Wiąże się z dużą odpowiedzialnością finansową przed organami administracji publicznej, najczęściej wymaga też uzyskania licencji. Nie jest to okazyjne, czy doraźne wykonywanie pracy i uzyskiwanie określonych wyników. Już z samej tej przesłanki można wnioskować, że księgowość nie może mieć wiele wspólnego z dziełem.

Najczęściej określany szczegółowy zakres prac księgowej lub księgowego to np.:

– księgowanie dokumentów, w tym faktur,
– kontrola dokumentów księgowych,
– uzgodnienia księgowe,
– sporządzanie deklaracji ZUS-owskich,
– sprawdzanie dokumentów księgowych związanych z podatkiem dochodowym i VAT,

Czasem zakres prac jest szerszy, zahacza również o obowiązki Działu Kadr:

– sprawdzanie dokumentacji pracowniczej,
– sporządzanie list płac,
– kontrola i uzupełnianie akt osobowych pracowników,
– kompletacja dokumentów związanych z urlopem macierzyńskim,
– opieką nad dzieckiem i zwolnieniami lekarskimi itp.

Praca odbywa się na zasadzie wykonywania powtarzających się czynności w określonym czasie i z zachowaniem należytej staranności. Na tym polega, ogólnie rzecz ujmując, praca księgowości w danej firmie.

Asystentka nie księgowa

Pojawia się jednak pytanie zadawane przez wielu przedsiębiorców – czy jeżeli dokładnie określimy liczbę faktur, liczbę i objętość listy płac, akt osobowych, deklaracji itp., to czy nie będziemy mieli wtedy do czynienia z umową o dzieło?

Niestety nie w przypadku stanowiska księgowej czy księgowego. Takie prace – doraźne, okazyjnie może wykonywać np. wirtualna asystentka, w każdym razie osoba bez uprawnień wynikających z Ustawy o rachunkowości z 1994 roku. W szczególności gdy zaczniemy doprecyzować obowiązki wyszczególniając np.: wprowadzanie do systemu księgowego faktur VAT i wyciągów bankowych, sporządzanie pism urzędowych, przygotowywanie raportów i zestawień, kontakty mailowe i telefoniczne z klientami biura itp.

Księgowość, to ciągły proces polegający na starannym działaniu, nie powstaje w tym momencie żadne dzieło. Ostatecznie zostało to potwierdzone w orzecznictwie, z którego wynika, że w przypadku wykonywania czynności księgowych czy rachunkowych nie można mówić o wystąpieniu rezultatu, który uzasadniałby zawarcie umowy o dzieło. Jest to np. wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 8 grudnia 2015 r., III AUa 546/15, czy wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 18 maja 2015 r., III AUa 2154/14.

Fot: Karolina Grabowska from Pexels